[摘要] 公證書是公證效力和作用的集中體現，在我國，一份有效的公證書應由適格的公證主體依公證程序出具，內容真實、合法并符合格式規范。四項基本要件缺一不可。
[關鍵詞] 公證主體 公證程序 公證內容 公證書格式
公證書是公證活動的載體，是公證效力和作用的集中體現，如何出具有效的公證書是各國公證立法與實踐的首要任務。在我國，公證書指的是由公證機構對當事人申請公證的事項，經過審查核實，認為符合公證受理條件，按照法定程序制作的，具有特殊法律效力的證明文書，用以保護自然人、法人或者其他組織身份上、財產上的合法權利和利益。公證機構出具的公證書是否有效，關鍵在于公證書是否符合法律、法規的強制性規定，是否違反了有關的禁止性規定，結合我國的公證立法和實踐，筆者認為一份有效的公證書應當滿足以下幾個條件。
一、公證主體適格
我國的公證書是由受公證機構指派的公證員具體承辦，再以公證機構的名義出具的，因此我國的公證文書必須同時具備公證員個人的簽名(或簽名章)和公證處的公章。公證主體適格應同時滿足公證機構和公證員雙重主體的要求。
(一)公證員具備任職資格
在我國，一名適格的公證員必須持有執業證書，并且在公證機構履行職務。我國對公證員規定了較高的執業準入門檻，要求從業人員必須通過國家司法考試，這就使得公證員與法官、檢察官、律師具有同等的法律專業水平，實現公證員的專業化和高素質。構實習一年以上的人員。此外，《公證法》和司法部《公證員執業管理辦法》對公證從業人員的法律執業經歷也做了特殊規定，確保公證員擁有較豐富的公證實踐經驗和社會閱歷。滿足上述公證員任職資格的人員在提出申請后，經公證機構推薦，由所在地的司法行政部門報省級人民政府司法行政部門審核同意后，報請國務院司法行政部門任命，并由省級人民政府司法行政部門頒發公證員執業證書。只有取得公證員執業資格的公證員才能出具公證書，并在公證書上署名。
(二)公證機構具有管轄權
由于我國的公證員只有在某一公證機構中才能從事公證活動，因此公證機構的管轄范圍就成了公證機構出證資格的限制條件，成為判斷公證機構是否適格的因素之一。
首先，公證事項必須屬于公證機構的業務范圍。《公證法》在第11條非窮盡式地列舉了我國公證機構的可以辦理的公證事項，包括但不限于：合同、繼承、委托、聲明、贈與、遺囑、財產分割、招標投標、拍賣、婚姻狀況、親屬關系、收養關系、出生、生存、死亡、身份、經歷、學歷、學位、職務、職稱、有無違法犯罪記錄、公司章程、保全證據、文書上的簽名、印鑒、日期，文書的副本、影印本與原本相符。如果是法律、行政法規規定的必須公證事項，則當事人必須向公證機構申請辦理公證，如外國人在我國收養子女、資助出國留學協議等。隨著我國社會、經濟的發展，公證的業務范圍將日益擴大，同時法律、法規的變化也會導致某些公證事項的增減變動，因此公證的業務活動范圍始終處于動態發展中。
其次，當事人申請的公證事項屬于公證機構的地域管轄范圍。我國為了貫徹便民原則，提高公證機構的工作效率，避免公證機構之間的不正當競爭，對公證機構之間受理公證業務的地域范圍進行了劃分，設立了公證執業區域制度。根據《公證法》第25條的規定，當事人申請辦理公證的，可以向住所地、經常居住地、行為地或者事實發生地的公證機構提出，但涉及不動產的公證，應當向不動產所在地的公證機構提出。
(三)滿足回避原則
公證機構是國家的專門證明機構，行使的是法律賦予的證明權，為了確保公證員處理公證事務時能夠客觀公正，大陸法系國家立法中一般都規定了公證員回避的原則�！豆C法》在第23條規定：“公證員不得為本人及近親屬辦理公證或者辦理與本人及近親屬有利害關系的公證。”如果所辦理的公證事項的結果會對自己或前述近親屬的利益產生影響的，也應當回避。
二、出證程序合法
程序正義是實質正義的保證，公證本身就是為保證實體法正確實施的程序性法律制度。只有嚴格遵守公證程序，才能夠保證公證機構正確執行國家法律，依法行使公證職權，確保公證文書的真實性、合法性，從而保障公證當事人的合法權益。公證機構違反法定程序進行的證明活動不具有公證的效力。因此，一份有效的公證書必定是經過了法定的公證程序，充分保障了當事人程序性權利的公證活動成果。
我國對公證的辦證程序非常重視，不僅在《公證法》中專章規定了“公證程序”，而且司法部還專門制定了《公證程序規則》，努力使辦證程序做到客觀、公正，最大限度地維護當事人在程序方面的合法權益。應當注意到的是，上述法律和部門規章主要規定了公證機構在辦理各類公證事項時所必須遵守和執行的一般性程序，對某些特殊的公證事項如現場監督、遺囑、保全證據和出具執行證書等還有特別規定，在辦理這些特殊事項時必須嚴格遵守。下面僅從公證程序的一般規定入手論述出具公證書的程序性有效要件。
(一)申請與受理環節
公證程序的啟動必須由當事人申請開始，不存在公證機構或公證員依職權啟動的情形。申請主體為向公證機構提出辦理公證請求的自然人、法人或其他組織，必須具備兩個條件：一是具有相應的民事權利能力和行為能力，根據《公證程序規則》第10條的規定：“無民事行為能力人或者限制民事行為能力人申辦公證，應當由其監護人代理。法人申辦公證，應當由其法定代表人代表。其他組織申辦公證，應當由其負責人代表。”二是當事人與該公證事項有法律上的利害關系，即申請人與申請公證的事項有法律上的實體權利義務關系，申請人因此享有獨立的公證請求權。
申請公證的事項必須是當事人之間無爭議的事項，這是法定的公證受理條件之一。由于我國公證制度的定位是一種非訴訟法律制度，宗旨在于預防糾紛，減少訴訟，因此公證活動多數發生在糾紛發生前，不以解決爭訟為目的。如果當事人之間或者當事人與其他利害關系人之間對公證事項有爭議的，只能通過其他法律途徑加以解決，公證機構不予受理。
申請人既可以自己親自向公證機構提出公證申請，也可以委托他人代為申辦。但法律、法規對幾類涉及人身關系的重要公證事項要求只能由申請人本人親自申辦，這幾類事項是：遺囑、遺贈撫養協議、贈與、認領親子、收養關系、解除收養、生存狀況、委托、聲明、保證。由于這幾類公證關系當事人的切身利益，只有申請人親自在公證員面前作出意思表示，公證員才能確認事實的存在和當事人的真實意愿，對這幾類公證事項，若申請人沒有親自申請，公證機構不會啟動公證程序。
有效的公證申請必須是向有管轄權的公證機構提出的，符合公證業務范圍和執業區域的要求，前文已做闡釋，這里不再贅述。申請人提出公證申請后，若公證機構接受申請，同意給予辦證，說明公證機構受理了此項申請，此后才能具體實施辦理公證的活動，因此受理是公證機構公證行為開始的標志，是公證程序的必經環節。
(二)審查環節
公證機構受理當事人的公證申請后，要對當事人申請公證的事項及所提供的證明材料從法律和事實兩方面審核其是否真實、合法，因此審查環節是公證程序的核心環節，是公證機構公證職能的集中體現。
我國對公證事項審查的內容非常寬泛，主要有以下幾項：(1)申請公證的事項是否真實、合法，是否違背社會公德，是否屬于專業技術鑒定、評估事項;(2)當事人的人數、身份、申請辦理該項公證的資格、相應的權利和民事行為能力;(3)當事人的意思表示是否真實;(4)申請公證的文書的內容是否完備，含義是否清晰，文字是否準確，簽名、印鑒是否齊全;(5)當事人提供的證明材料是否真實、合法、充分。其中的任何一項如果沒有審查清楚，都可能造成公證書有錯誤，直至最終被撤銷。