公司文檔管理規章制度

　　在生活中，制度使用的情況越來越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編精心整理的公司文檔管理規章制度，歡迎閱讀與收藏。

公司文檔管理規章制度1

　　一、目的

　　為使我公司公文處理工作規范化、制度化、科學化，結合我公司實際情況，特規定本制度。

　　二、權責范圍

　　集團公司行政人事部為本制度管理的權責部門，負責本制度的擬定、審核及執行解釋；總經理負責本制度的批準執行。集團公司行政人事部負責本制度的落實與實施跟進。

　　三、文件種類

　　本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批復、函、會議紀要及其他各種文件、資料等。

　　四、文件發行程序

　　1、各部門依據內、外部信息確定文件編制任務。

　　2、新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進行校對工作，需發行的報行政人事部統一處理，技術型文件報技術質量部進行處理，嚴禁自行將公文直接送呈公司領導或相關職能部門。嚴禁在報送的公文上自行加貼標記或簽署意見。

　　3、行政人事部受理公文應當檢查公文是否符合報送要求。審核重點是：是否符合行文規則；內容是否合法；涉及其他部門的事項是否已協商會簽；文種使用、公文格式是否規范；附件是否齊全。

　　4、經審核，對符合行文規則的公文，行政人事部及時進行登記編號存檔，并加蓋德高公司“文件發行專用章”，不符合行文規則的公文做退件處理。對于符合規定需發行的文件，需在一個星期內必須發行。

　　5、公文格式

　　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　　（1）涉及國家和公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。

　　（2）緊急公文應當根據緊急程度分別標明"特急"、"急件"。

　　（3）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統一編排發文字號。

　　（4）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　（5）主送機關指公文的主要受理機關，標注時應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　（6）公文如有附件，應在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。

　　（7）對外公文可根據實際情況按不同子公司報送，并應有總裁簽字，及加蓋印章。

　　（8）成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準。

　　（9）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱置于印發日期上方。

　　（10）印章：印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證。公文除會議紀要、印有特定版頭的普發性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。

　　（11）主題詞：由反映公文主要內容的規范名詞或名詞詞組組成，按上級機關要求和《公文主題詞表》標注，位于抄送單位上方。“主題詞”三個字用三號黑體字。

　　（12）公文用字除上述規定外，應選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標點符號的用法應符合國家標準，計量單位和數字用法符合國家主管部門的'規定，公文用紙幅面規格采用國際標準A4型，左側裝訂。

　　6、公文承辦必須做到：

　　（1）堅持規范與時效并重，呈批公文一般按照公司領導的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領導。

　　（2）提高辦文效率，及時將領導批示內容登記并錄入公文管理系統，跟蹤準確。

　　（3）堅持急件急辦、密件密辦，嚴格遵守保密法規和保密紀律。

　　（4）樹立服務意識，及時回復有關查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。

　　7、已辦結的公文，行政人事部應將公文原稿和領導批示整理編號存檔。

　　注：對于技術性文件由技術質量部依照以上流程作業。

　　五、文件的修訂與管制

　　（一）管理型文件的修訂

　　1、文件和資料在使用過程中，如有相關單位發現不適之處或其他因素需進行修改時，請統一由原編制單位提出申請，并將“文件更改申請單”（附件1）報行政人事部進行審核，由集團總經理批準。

　　2、修訂文件如為跨部門運作時，修訂單位需將擬修訂稿件及內部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會簽，會簽完成后，再將

　　修訂稿件送審批部門審批，方可發行。

　　3、文件修改內容如屬重要作業流程或影響現行作業的，包括重要表單的修改，修改單位必須會簽各部門意見，再行審批、發行。

　　（二）技術型文件的修訂

　　1、凡涉及研發的技術性文件，如：工程圖紙、產品規格等，則由研發部自行編制和修訂，發放。

　　（三）文件的管制

　　1、凡公司管理型文件（如程序、制度、規定等）由行政人事部統一管理，歸檔。

　　2、凡公司技術性文件由技術質量部統一整理，歸檔。

　　3、當行政人事部收到客戶、供應商、外單位所供文件類、技術數據或國際標準，公文、密碼電報、傳真、機要文件時，應對收集的外來文件編制目錄清單，進行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發送至相關部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認。

　　4、以電子媒體形態存在的外來文件，行政人事部或技術質量部應將其列印一份以備用。

　　5、公文發出、接受、內部運轉、查閱、借出必須登記，并在交接時履行簽收手續，需要借閱時，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。

　　6、各部門人員應將文件看成本公司財產的一部分，并列入移交項目。

　　7、秘密公文的印發傳達范圍應當嚴格按照要求執行，不得自行翻印、復印或轉載，不得攜帶秘密公文外出。

　　8、公文立卷應根據公文特征、相互關系和保存價值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。

　　9、聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復印件。

　　（四）文件的換版及廢止

　　1、當文件和資料修改次數超過10次以上，則由相關部門提出將整套文件更換版本。

　　2、如果文件換版時文件編號或名稱發生變化，應重新履行文件發行流程。

　　3、過期或作廢的公文應在失效之日起一周內交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。

　　4、沒有歸檔和沒有價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文時，應當進行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴禁將內部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。

　　5、技術性文件由技術質量部依照以上流程操作。

　　六、文件和資料編碼原則

　　1、部門代碼

　　2、文件及資料的版本號編碼原則

　　A———第一版B————第二版C————第三版，以此類推

　　3、文件和資料的版次編碼原則

　　0————修訂初始01————第一次修訂02————第二次修訂，以此類推

　　七、文件定期審查

　　1、為確保各有關部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術質量部定期對所管制文件進行查核。

　　2、對于所查不符合文件，由責任部門于一星期內回復改善措施，管制部門進行追蹤處理。

　　八、附則

　　1、未盡事宜，參照《國家行政機關公文處理辦法》執行。本規定執行中的具體問題，由行政人事部負責解釋。

　　2、管理規定自公布之日起實施。

公司文檔管理規章制度2

　　一、目的：

　　為了完整保存有限公司的發展歷程，清楚、準確的記錄XX公司各項業務活動和管理職能，特制訂本管理制度。

　　二、適用范圍：

　　本制度適用于XX有限公司。

　　三、文件管理辦法：

　　1、公司文件產生的途徑：

　　（1）因內部管理產生的規章制度、重要的通知、通報、批復、決定（因內部管理而產生的日常通知或規定除外）；

　　（2）因外部合作與交流產生的法律文件；

　　（3）因政府管理而產生的報告和審批文件。

　　2、行政及辦公文件管理的職能部門為公司行政部，承擔發文和歸檔的工作。文件發布后，需作為資料歸檔留存，一般性文件保存期限為3年，技術性文件保存期限為5年。

　　3、發文審批流程：

　　發文部門→公司會議通過→公司總負責人審批→行政部公布、歸檔并備案

　　4、文件的密級管理及受控方式：

　　（1）文件密級分為四類：普通、秘密、機密、絕密；

　　（2）文件受控使用“直接發放”和“發放號管理”兩種方式。

　　注：不便由行政部發布，歸檔并備案的機密或絕密文件，由發文部門按本規定自行做好發布，歸檔并備案的工作，但必須向行政部提交歸檔文件的.清單作為備案。

　　（3）發文形式：公司發文工作通過紙介質或電子文檔形式進行，文件擬訂后統一提交

　　給發文部門，由發文部門填寫發文文件紙，附紙介質文件，報相關負責人審批。審批通過，在紙介質文件上蓋章生效后發放。由發放號管理方式受控的文件通過紙介質或電子文檔發放，并登記文件簽收單；其它文件的默認發布方式為電子郵件，如需加發紙介質，請在發文文件紙中注明。

　　5、公司文件采用編號管理的方式，在公司總部行政部建立方便的查詢系統；

　　（1）文件編號原則：

　　首位：公司名稱的縮寫GYRT；

　　第二位：標示年度，如本年度為20xx年，簡寫為“02”；

　　第三位：標示發文單位使用漢語拼音字頭，總部各部門漢語拼音字頭包括：行

　　政部（XZ）、財務部（CW）、銷售市場部（SC）、開發一部（KF1）、開發二部（KF2）、產品研發部（CY），所有發文部門的漢語拼音字頭應在公司行政部（XZ）備案，以保證發文的規范化；

　　第四位：文件號碼，按照該發文單位的文件先后排序，統一從“001”排起。

　　（2）文件名稱：錄入全稱。

　　（3）主題詞：能夠反映文件重點內容的關鍵詞語。

　　（4）概要：將文件內容和提綱高度概括總結出來。

　　（5）發文單位：發文單位全稱。

　　（6）文件密級：依照密級制度填寫。

　　（7）發布日期：文件發布的日期。

　　（8）保存形式：公司歸檔保存的文件必須保證有一份書面原始文件和至少一份復印件，同時可以以磁盤、光盤、膠片等其他介質保存；

　　涉及公司絕密和機密級的文件，應盡量減少保留在電腦硬盤中，應當單獨留存。

　　6、發文、傳閱文件

　　（1）發文：由行政部將所發文件的文號、名稱、份數、時間進行登記，由文件領取部門在《文件簽收單》簽字領取保管。

　　（2）傳閱：由行政部將傳閱文件的文號、名稱、文件傳出時間登記在《文件傳閱單》上，由傳閱人在該傳閱單上簽字后傳閱。閱畢，傳閱人將文件交回行政部，由收件人在《文件傳閱單》上簽字并注明文件傳回時間。

　　（3）在文件的傳閱過程中，應嚴格遵守保密制度，妥善保管好所傳閱的文件。

　　7、發文文件紙、文件簽收單、文件傳閱單（見附件）

　　8、本文件經總負責人批準發布之日起執行。

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