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公司車輛報費用報銷制度范本(精選5篇)
在當今社會生活中,越來越多地方需要用到制度,制度是指一定的規格或法令禮俗。什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編收集整理的公司車輛報費用報銷制度范本(精選5篇),希望對大家有所幫助。
公司車輛報費用報銷制度 1
一、目的
根據XX有限公司直營部(以下簡稱“直營部”)的實際情況,本著合理、有效地控制公司車輛發生的費用,特制定本制度。
二、適用范圍
公司直營部
三、直營部車輛的使用和維修規定
1、必須是辦理直營部相關業務,不允許用直營部車輛辦理個人業務;
2、用車時司機必須讓直營部負責人簽字確認或者知曉后方可;
3、司機根據車輛使用情況填寫用車里程數和具體時間,并保存;
4、車輛修理時必須填寫車輛維修申請單(一式二聯),經部門負責人、總經理簽字確認后方可進行維修;
5、其他部門有需要使用直營部車輛辦理業務時,必須經部門負責人同意后才能使用,且發生的費用由該部門承擔。
6、直營部車輛統一由公司財務部給予油卡的辦理,每月固定往油卡里充費用,直營部司機憑油票和里程單經部門負責人簽字、總經理簽字給予沖款。
四、票據報銷的規定
1、可報銷費用的憑證名稱:過路費、油費、修理費、保險費等費用。
2、費用報銷的程序
(1)司機須將用車里程數進行匯總,除車輛過路費、養路費、司機工資、車輛保險費以外的'加油費,將所報銷的費用按照里程數進行分配,傳遞到財務部進行油卡費用沖款。
(2)車輛發生的過路費、養路費、車輛保險費每次業務辦理完畢后,按照財務流程進行報銷。
(3)報銷的票據由司機填寫后,部門負責人簽字確認,審核無誤后經總經理簽字確認后傳遞到財務部費用會計處審核,經負責人簽字后方可報銷。
3、報銷票據的要求
(1)報銷的油費和修理費必須開具增值稅專用發票或普通發票(如果是修理費還需附清單);
(2)過路費、保險費等費用必須有地方稅務局或財政廳的票據監制章;
(3)報銷時發票的付款單位名稱必須是公司全稱;
(4)票據的內容填寫必須齊全,不得刮、擦、挖、補、涂、改;
(5)發票上必須有收款單位加蓋的“財務專用章”或“發票專用章”;
(6) “公司車輛維修申請單”,“直營部車輛行駛里程記錄表”待報銷費用時附在發票后面,作為憑證附件之一;
(7)以上所列費用的支出必須是直營部車輛發生的費用。 以上費用報銷如發現有弄虛作假的現象,財務部門有權拒絕報銷。
五、考核標準
1、發現直營部司機使用車輛辦理私事的,發現一次給予50元負激勵;
2、直營部司機未經部門負責人同意,將車輛交予其他部門使用時,給予30元/次負激勵;
3、發現直營部司機里程表弄虛作假時,給予20元/次負激勵;
4、直營部司機每月嚴格按照本制度執行的,部門負責人經過監督給予相應證實,每月月末給予100元正激勵。
5、因司機個人原因導致車輛受損,給予相應修理車輛費用的承擔,具體承擔金額根據當時修理金額由部門負責領導制定。
六、附則
1、本制度由直營部制定、修改、解釋;
2、本制度至簽發之日起生效。
附件:
1. 公司車輛維修申請單
2. 直營部車輛行駛里程記錄表
附件1:
公司車輛維修申請單(第一聯:申請聯)
公司車輛維修申請單(第二聯:存根聯)
公司車輛報費用報銷制度 2
一、目的:
為完善公司制度建設,為使公司車輛管理合理化,加強財務監督與控制,規范車輛費用管理,結合公司實際情況,特制定本制度。
二、適用范圍:
。1)公司自有公務車輛管理及費用的管理及報銷;
。2)私車因公使用費用的管理及報銷;
三、公司自有公務車輛的管理及費用的報銷:
。1)車輛燃油費:
經分管負責人核定按實報實銷形式報銷費用;
(2)車輛維修保養費:
a、車輛的維修保養,由車輛使用人填報《車輛維修保養申請單》、保養申請單.doc,經分管負責人核定并得到總經理批準后,維修保養人持經批準的《車輛維修保養申請單》及維修保養發票方能到財務辦理費用報銷。
b、車輛在外公務發生故障或者事故需修理的,返回公司后應補簽《車輛維修保養申請單》,其維修發票要有隨車公務人員簽字,經分管負責人核定并經得到總經理批準后到財務辦理費用報銷。
。3)車輛運行費用:
車輛因公務出行所發生的費用,如過路費、過橋費、停車費等運行費用,經分管負責人核定按實報實銷報銷費用。
(4)車輛保險費、年審費及車船使用稅:
公司對車輛保險費、年審費及車船使用稅按實報實銷形式報銷費用;
(5)車內裝潢費、物品配置費以及違章罰款等經費不予報銷;
。6)公司自有公務車輛必須服從公司的工作需要、服從公司的工作安排和統一調配。
四、私車因公使用費用的管理及報銷:
私車公用必須是因為工作需要并在分管負責人同意的情況下才能使用,費用報銷細則如下:
。1)因渝黔兩地工作現況,在現有公司自有車輛無法合理調配的前提下,可在分管負責人同意及核定并經總經理批準的情況下,配備私車公用并在相關部門(綜合辦公室)備案;
(2)車輛綜合費用:
a、渝黔兩地長途高速綜合費用報銷:在報銷費用單據上據實填寫私車公用事由經分管負責人核定后按400元/往返每次報銷車輛渝黔兩地長途高速綜合費用并提供相應路途的過路、過橋費及油費報銷單據;
b、短途市區費用報銷:按每個月報銷400元車輛綜合費用包干計算。
。ò貞c及桐梓縣轄區內的因公務產生車輛綜合費用)
c、其他長途高速費用報銷:如私車公用車輛離開重慶或者桐梓縣轄區內,須經分管負責人同意并在綜合辦公室備案后,在報銷費用單據上據實填寫私車公用事由經分管負責人核定后據實報銷。
(3)車輛綜合費用包括:油費、停車費、路橋費、保險費、過路費、修理費、洗車費等費用。
(4)私車公用車輛備案并享受報銷后,必須服從公司因公事務的'合理調配。
五、交通費用報銷方法:
。1)無外勤工作任務的公司員工,因工作需要外出辦事,在公務車輛不能使用的情況下,可憑乘坐的公共汽車票報銷,原則上不報銷出租車票。因特殊需要乘坐出租車須經分管負責人同意并簽字認可。
。2)長期有外勤工作任務的員工,須先由分管負責人向相關部門(人力資源部)申請并經總經理批復,每月可憑票報銷200元的交通補貼。
六、附則:
。1)本辦法由公司人力資源部負責解釋。
(2)本辦法自20xx年5月15日起施行。
公司車輛報費用報銷制度 3
1、公司車輛由行政部統一管理,行政部對車輛的維護和出行進行安排、登記,對車輛保養、維修費用和出行車輛加油費、過路費、停車費進行審核并登記臺賬。每月核算一次,綜合評定每輛車各項費用,特別是百公里耗油量。
2、車輛使用申請:車輛使用人應如實填寫《車輛使用申請單》,經行政部經理或公司副總及以上領導同意方可派車。外單位人員借車,需經總經理批準。
3、車輛使用:車輛使用人須妥善保管領取的車輛行駛證、停車卡,如實填寫《車輛使用狀況記錄表》。
4、車輛歸還:辦理完畢公司事務后須及時歸還車輛,并將《車輛使用狀況記錄表》同時交回車輛管理員。車輛在下班后或節假日必須停放在公司停車位內,并采取必要的防盜措施。
5、車輛用油由行政部統一購買,油卡由行政部保管、登記。工程項目上的車輛用油根據實際情況而定,選擇購買油卡或者實行現金支付,實報實銷,但每次加油前須電話報請行政部備案。
6、違規與事故處理:
。1)駕駛人員違反交通法律法規引起的交通違法行為和交通事故,由駕駛人員承擔一切法律責任,駕駛人員須當月自行到交警部門接受相應的`處罰后方可結算當月工資。如因此給公司造成損失,公司有權要求駕駛人員承擔全部賠償責任。
。2)駕駛人員未經許可將車輛借予他人使用產生的交通違法行為和交通事故,由駕駛人員和相關人員承擔一切法律責任,駕駛人員和相關人員須當月自行到交警部門接受相應的處罰后方可結算駕駛人員當月工資。如因此給公司造成損失,公司有權要求駕駛人員和相關人員承擔連帶賠償責任。
(3)發生交通事故后,駕駛人員應及時向保險公司報案并向行政部車輛管理人員及公司領導報告,否則造成的一切經濟損失由駕駛人員個人承擔。
。4)車輛外出期間被盜,駕駛員需賠償車輛價值與保險公司補償金額的差額。
7、車輛維護、出行產生的費用報銷制度
。1)車輛相關費用由行政部審核。
。2)維修車輛應事先向行政部書面申請,列明維修車輛牌號、維修項目、維修原因、預計費用等事項,并附發票、工時費、材料費等結算清單,并在發票上注明車牌號和行駛公里數,否則不予審核報銷。
。3)加油發票應當注明車牌號和行駛公里數,否則不予審核報銷。
。4)過路、停車發票應當注明車牌號、事由和停車地點,否則不予審核報銷。
。5)粘貼發票(加油、維修、保養、過路、停車等發票)應按照工程項目、出行時間、費用產生時間的先后順序進行分類,否則不予審核。
公司車輛報費用報銷制度 4
1、根據省財政廳規定,車輛維修統一在定點廠家。
2、一般車輛維修(費用1000元以下)由駕駛員提出項目范圍,填寫省水利廳公務用車送修單,報隊長批準后送修;車輛中修(費用5000元以下)報后勤中心分管主任批準后送修;車輛大修(費用5000元以上)報后勤中心主任批準后送修。
3、車輛維修本著節儉的原則,以修復為主,對確實不能修復或修復不經濟的,經車隊長同意,方可更換。廠家在拆解零部件時,駕駛員必須在場,換下的零部件由駕駛員交倉庫保存一年。
4、車隊根據車輛具體情況,做好臺帳;督促駕駛員定期做好車輛的日常保養和定期保養,以確保車況良好、減少維修費用。
5、維修費用由后勤中心直接與定點維修廠結算。后勤中心在支付維修費用時,憑送修單、維修廠出具的正式發票、簽認的`材料清單、人工費計算單等資料,車隊長根據相應的定額初審,財務人員審核,中心主任審批后方可報銷。
6、車輛公務在外發生故障需就近修理的,必須報車隊長同意后方可修理。其修理費需憑外出派工單,隨車公務人員證明,經車隊長、財務人員審核批準后報支。
7、維修使用零配件必須是車輛原生產廠家或配套生產廠家生產的合格品,假冒偽劣產品不得使用。主要維修項目和零配件要確保規定的保用期限和里程,未達到規定使用里程的應向修理廠索賠免費更換或維修。
8、凡擅自不到定點維修廠維修保養的,其維修費用不予報銷,費用自理。
9、駕駛員需及時辦理報銷手續,報銷時實行一事一單,由車隊指定專人審核并記入各車臺帳,經后勤中心主任批準后方可報銷。
10、車輛清洗費、車內裝潢費、物品配置費以及違章罰款等無資金渠道開支的經費不予報銷。
11、車隊每月張榜公布所有車輛使用費用、公里數等;每季度將車輛使用費用情況報使用處室;處室車輛使用費超支將停止用車,直至追加費用到位后方可恢復使用。
公司車輛報費用報銷制度 5
為使公司車輛管理規范化合理化,有效的使用各種車輛,最大限度的節約成本,管理控制車輛使用,真實的反映車輛的實際情況,盡可能的發揮最大經濟效益以及對公司所有車輛的保養和維修進行控制,以確保車輛安全、良好的運行狀況以及保養和維修的及時、經濟、可靠,特制定本制度。
一、適用范圍
本制度適用公司各部門的所有車輛。
二、車輛使用管理
1、職責
。1)行政部門負責辦公室車輛派遣及使用,并對各部門用車進行審批、協調、安排,保證辦公室車輛的有效使用。
。2)送貨車輛由行政部門負責車輛調度及管理,旨在最大限度的配置車輛使用,最有效的管理車輛。
2、公司車輛使用管理
(1)公司車輛使用管理
公司用車除財務外原則上是各部門經理,因公使用公車的須填寫《派車申請單》,必須由總經理批準,行政部備案。
(2)車輛使用安排
1、行政部對審批通過的用車申請,填制《派車申請單》,將每次外出的時間、地點、公里數記入并有申請外出人簽字認可。
2、公司車輛駕駛人員在收到《派車申請單》時,應提前檢查車輛狀況及油量情況,按照《派車申請單》上的時間按時出車,并填寫好派車申請單的相關數據。
3、公司車輛申請人員在辦理公司事宜時,應嚴格按照派車申請單表中所規定的內容填寫。
4、公司車輛駕駛人員辦完事后應及時返回公司,如遇交通阻塞或意外情況不能按時返回公司的,應提前向行政部說明原因,獲得批準。
5、公司車輛駕駛人員返回公司后應將填好的派車申請單及時上交行政部審核,審核無誤后存檔。
6、公司車輛駕駛人不得擅自將車開回家。辦完公事必須將車輛停放在公司規定的地點。不得因私使用車輛。
(3)運營車輛使用管理
1、公司配有營運貨車,且車輛數量較多,由行政管理,旨在保證車輛安全運營的同時,最大化的配置車輛運營。
2、各部門車輛出車、送貨應由行政人員統一調度,公司任何人員不得私自調度車輛,更不能因私使用公司車輛。
3、車輛管理人員應根據公司總體的`運營要求,對車輛的出車及保養進行合理安排,駕駛員應服從車輛管理人員的安排,如有特殊情況需提前告知管理人員。
4、公司車輛駕駛人員須有駕駛證件,并且要熟知交通相關法規和路況。
5、公司車輛不得對外出租和出借。
6、公司所有車輛鑰匙行政管理人員統一保存、管理,出車時連同《派車申請表》一起交給需要出車的駕駛人員,駕駛人員應在《派車申請表》上簽字,表示鑰匙已收到。
7、公司所有駕駛人員每天下班前須將公司車輛停放在公司指定的地方后,將車輛鑰匙交由行政人員保管。如遇特殊情況車輛當天不能返回公司的,須經部門經理批準。
8、行政人員根據公司運營需要,及時安排車輛出車,對需要出車的車輛應填制《派車申請表》。
9、駕駛人員在接到《派車申請單》時,在規定的時間應到達指定的地點,完成配送任務后應及時返回,如遇特殊情況不能及時返回公司的,應及時向行政人員說明情況,獲得批準后方可。
10、行政人員應對出車車輛進行登記,填制《派車申請單》,當車輛返回時,應及時填寫返回公里數,并由駕駛員確認簽字。對出車異常的車輛應詢問其原因,情況嚴重的應上報公司。
11、駕駛人員在車輛送貨過程中的停車,要遵守交通法規,在允許停車的區域停放車輛,防止因此罰款。
三、車輛用油管理
1、職責
(1)行政部負責對公司車輛的用油進行監督、控制,配合監控管理。
(2)由行政內勤負責對車輛用油進行監督、控制,財務部輔助配合監控管理。
。3)行政部門應加強車輛用油管理,節約用油開支,使車輛均能在經濟耗油的情況下有效的運營。
2、車輛用油管理
(1)公司所有車輛統一由車務管理負責加油。
。2)如遇特殊情況需現金加油,須經行政部門主管批準,并報行政部備案。
4、車輛維修、保養管理
1、職責
(1)對維修服務公司需有行政部門考評和選擇后指定維修店維修。行政人員對維修項目進行審核。
(2)行政部門負責對維修質量進行驗證,并保存相關的評定、維修質量、維修記錄等資料。
。3)駕駛人員負責定期檢查車輛狀況,并處理簡單的車輛故障。
(4)駕駛員負責及時發現、檢查故障;并填寫《車輛維修申請單》;確認保養維修合格;保留更換部件交公司驗審;對維修質量進行及時反饋。
2、工作內容
(1)日常檢查、保養、維護
(2)駕駛員須做好車輛出、收車檢查,保持車輛內、外清潔。
(3)行駛中注意車輛是否有異常聲響。
(4)經常檢查各潤滑點,發現缺油或油變質應立即補充或更換。
(5)駕駛員按照保養期限進行檢查保養。
(6)每月第一個工作日由駕駛人員對電瓶外表進行清潔,經常檢查電瓶使用情況,保持電瓶周圍干燥清潔和有效工作能力。并填表上報行政部歸檔記錄。
(7)每月由駕駛人員檢查車輛消防設施。并填表上報行政部歸檔記錄。
(8)行政部門對車輛進行不定期抽查,發現問題及時處理,避免車輛造成機械事故及影響運輸任務。
(9)車輛日常補胎及小零件更換必須在指定維修店進行,取得正規發票,不允許抵票報銷。(出車過程中遇到類似問題,須向行政部門打電話申請,批準后方可維修)。
3、定期保養
(1)駕駛人員要嚴格按照車輛保養相關規定定時對車輛進行保養。車輛公里與保養項目標準見《保養標準表》。
。2)保養維修必須在指定的維修廠進行,駕駛員不得自行選擇修理廠。
(3)駕駛員根據車輛運行里程數填寫運行記錄,經車輛管理人員核實后,由部門經理安排車輛保養時間。
。4)駕駛員須辦理完審批手續后方可對車輛進行保養、修理,不允許先斬后奏。
4、定期保養操作流程:
。1)駕駛員填寫《車輛維修申請單》——行政部門檢查——審批(需要財務經理及部門經理審批)——憑審批后的《車輛維修申請單》(項目、金額)通過報帳中心借款——對審批后的項目進行維修——維修過程中如需增加維修項目,由行政門確認維修——對維修車輛進行檢查——索取發票及維修清單——會計人員對維修項目進行審核——通過出納沖銷借款。
(2)在行駛過程中發現故障,駕駛員應及時檢查,查明原因并判斷故障嚴重程度和對行駛安全的影響程度,主動設法排除故障。
(3)如駕駛員無法排除故障,須估算費用并征得行政部門同意就近尋找修理廠處理,對故障嚴重程度及發生故障的原因應及時匯報,請示處理方案。
(4)發生修理后必須將更換的部件交回公司驗審。車輛管理人員對車輛突發修理原因進行鑒定、審核。
。5)突發修理的操作流程:口頭向領導進行維修申請——獲批準后進行維修(不能到指定處修理時,選擇就近的修理廠)——補填《車輛維修申請單》——對維修質量進行反饋和記錄——車輛管理人員鑒定、審核——部門經理簽字——走報帳中心報銷。
。6)保養、維修后的車輛須經車輛管理人員及駕駛員驗收,合格后方可進行出車。
5、特別事項
。1)公司應指定有資質的專門車輛保養、修理點,便于修理、維修,可指定兩至三個點。
。2)公司應根據修理點提供的保養及維修清單去指定的配件供應點購買所需配件,杜絕在同一個點既買配件又做維修。
。3)車輛保養、維理不允許駕駛員用現金交易,駕駛員應在指定維修點修理后,由公司隔月統一支付。
。4)新車在5000公里時都有一次免費保養,各新車駕駛員注意利用。
五、車輛罰款及理賠管理
1、車輛罰款管理
(一)客運車載貨罰款
1、此類罰款為公司計劃內罰款,駕駛員應在送貨過程中有意識的避免此類罰款的發生。當發生時,駕駛員態度應良好,爭取少罰款或不罰款。
2、駕駛員應妥善保管開具的罰款單,經部門經理審核后,可用其它發票沖抵報銷。
。ǘ┸囕v停車罰款
1、駕駛員應熟知交通停車相關規定,將車輛停放在允許停車的地方。
2、該類罰款公司不允許發生,如有發生,應詳細了解罰款原因,屬于駕駛
3、員出于個人利益而發生的亂停車罰款,公司不予報銷。該類罰款在報銷
4、時應特別注意審核。
。ㄈ┸囕v違章罰款
駕駛員應熟知交通法相關規定,如有發生,公司不予報銷。
。4)車輛事故理賠管理
1、車輛事故理賠是基于車輛保險的意外保證,駕駛人員應在提高自身駕駛技能的同時,認真遵守交通法規,鑒于公司車輛之多,特制定此辦法。
2、車輛在發生交通事故時應及時聯系保險公司,由保險公司進行事故鑒定,出具鑒定報告。
3、駕駛員應及時到保險公司指定的修理點將車輛盡早修好,不要耽誤正常工作,修理費先由駕駛員墊支或憑保險公司的事故受理單向公司借款支付。
4、保險公司在受理交通事故后,會將一聯寫有理賠號碼的受理單交于駕駛員,爾后保險公司系統會將該起事故的理賠號碼發送至駕駛人員所留的手機上,駕駛人員應妥善保管。
5、駕駛人員應將正確無誤的公司名稱及銀行帳號告知保險公司,在保險公司受理事故后應跟蹤保險公司及時將理賠款匯之公司帳號。
6、當公司已確定收到該筆理賠金額時,駕駛人員應憑載有理賠號的受理單或理賠號來財務部領款或辦理沖賬手續。
7、財務部應根據所報理賠號與銀行到賬憑證載明的號碼與車牌號對應,確定相符后方可支付或沖賬,否則不予辦理。
六、司機職責
(1)公司司機必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關交通安全管理的規章規則,安全駕車。并應遵守本公司其他相關的規章制度。
(2)司機應愛惜公司車輛,平時要注意車輛的保養,經常檢查車輛的主要機件。每月至少用半天時間對自己所開車輛進行檢修,確保車輛正常行駛。
。3)司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛,以保持車輛的清(包括車內、車外和引擎的清潔)。
(4)出車前,要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常,發現不正常時,要立即加補或調整。出車回來,要檢查存油量,發現存油不足一格時,應立即加油,不得出車時才臨時去加油。
(5)司機發現所駕車輛有故障時要立即檢修。未經批準,不許私自將車輛送廠維修。
。6)出車在外或出車歸來停放車輛,一定要注意選取停放地點和位置,不能在不準停車的路段或危險地段停車。司機離開車輛時,要鎖好保險鎖,防止車輛被盜。
(7)司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查,出車時一定保證證件齊全。
(8)晚間司機要注意休息,不準開疲勞車,不準酒后駕車。
。9)司機駕車一定要遵守交通規則,文明開車,不準危險駕車(包括高速、爬頭、緊跟、爭道、賽車等)。
。10)司機因違章或證件不全被罰款的,費用不予報銷。違章造成后果由當事人負責。
(11)車內不準吸煙。本公司員工在車內吸煙時,應有禮貌地制止;公司外的客人在車內吸煙時,可婉轉告知本公司陪同人,但不能直接制止。
。12)司機對乘車人要熱情、禮貌,說話應文明。車內客人談話時,除非客人主動搭話,不準隨便插嘴。
。13)接送員工上下班的司機,要準時出車,不得誤點。
(14)上班時間內司機未被派出車的,應隨時在司機室等候出車。不準隨便亂竄其他辦公室。有要事確需離開司機室時,要告知管理人員去向和所需時間,經批準后方可離開;出車外出回來,應立即到管理人員處報到。
。15)司機對管理人員的工作安排,應無條件服從,不準借故拖延或拒不出車。對工作安排有意見的,事后可向上級領導按正常程序反映。
。16)司機出車執行任務,遇特殊情況不能按時返回的,應及時設法通知管理人員,并說明原因。
(17)下班后,應將車輛停放適當地點保管,不準私自用車。
。18)司機未經領導批準,不得將自己保管的車輛隨便交給他人。
。19)駕駛或練習駕駛;嚴禁將車輛交給無證人員駕駛;任何人不得利用公司車輛學開車。
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