商務英語：如何寫郵件
郵件第一步：問候語 Greeting
一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信給長輩或領導、客戶，加上稱謂會比較正式，平級同事或合作伙伴直接寫名字即可。
當遇到收信人不確定的時候，比如轉寄給某項目的相關人員，可以用
To whom it mayconcern,(敬啟者：)
Dear Sir or Madam,
格式需注意的'是，所有greeting后面要加逗號，然后空一行開始信件正文。
郵件第二步：告知目的 Purpose
在詳細表述前，一般需要一句提綱挈領的話告知郵件重點。
I am writing to inquire …
寫信來詢問有關 …
I am writing inreference to …
這封信是關于 …
回信的開頭可以說
Thank you for reaching out to us regarding …
感謝您聯絡我們 …
in reference to 和 regarding 是“有關”“關于”的意思。行文中使用會比較正式，我們熟悉的about比較口語化，郵件中最好不要用。對比感受一下：
口語：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
這里in reference to與regarding的一點點不同在于，inreference to用于已經跟對方提到過的事而regarding的用法比較廣泛。
郵件第三步：正文 Content
商務郵件最重要的一點就是要簡～單～明～了!直入主題，不要用大長句，這里不需要你得瑟自己的水平。
“我已將××粘帖至附件”~也是經常使用的句子：
Please review the attached documents thoroughly.
請仔細查閱附件。
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述所提文件已附在文章附件請查閱。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請參閱附件內的服務相關報價。
郵件第四步：結尾 Closing
通常我們會客氣地說，辛苦、感謝、隨時溝通之類的。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
如果您有任何問題歡迎隨時溝通。
Thank you for your time and consideration.
感謝您的寶貴時間。
I look forward to hearing from you.
盼復。
郵件第五步：
結尾敬語&簽名檔
Sign off and signature block
這里注意，只要首字母大寫就可以了，不用全部大寫哈!
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美很少人會用 Regards,Best regards,因為不是很正式，Sincerely是最保守安全的用法!
簽名檔要跟著結尾敬語后面：
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
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