文秘工作在檔案工作中的重要作用論文
摘 要：檔案作為人類社會活動的真實記錄，是人類文明進步的階梯，做好檔案工作給社會帶來的效益是不可估量的。在檔案工作研究中，不少同仁強調檔案工作的重要，文秘工作對于檔案工作的重要性卻沒有引起足夠的重視。本文將對文秘工作在檔案工作中的重要作用進行討論。
關鍵詞：文秘工作 檔案工作 重要作用
一、文秘工作在檔案工作中的作用分析
中華人民共和國檔案法規定：檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的載體形式多樣，內容豐富，在眾多的檔案資料中，由于文書檔案多來自于政府機關等重要部門，不僅在檔案資料中所占比重較大，其重要性和權威性也更高，說服力也更強。而文書檔案的形成與文秘工作具有不可分割的緊密聯系。
文秘人員通過收集資料撰寫文書，印發（送）給有關單位或個人作為開展活動的依據。同時，形成的文書及其衍生材料作為活動的真實記錄，成為檔案的原始材料。文秘人員對這些材料進行收集、篩選和整理，最終形成文書檔案歸檔，以便日后查閱或開放利用�？梢�，文秘工作是文書檔案形成流程中的關鍵環節。而文書檔案日后能否提供或反映準確的檔案信息，在很大程度上取決于文秘人員撰寫文書時的嚴謹程度；文書檔案所需要的一些重要而有價值的資料能否保全，在很大程度上取決于文秘人員在文書檔案整理過程中對相關材料的價值判斷和喜惡取舍。比如，文秘人員在做會議記錄時由于個人“想當然”而對發言內容的取舍有可能在日后查閱時“說不清問題”；或由于文秘人員在歸檔時沒有認識到某件文書資料的潛在價值而棄之不歸可能造成有價值的檔案失不復得。由此可見，文秘工作是形成文書檔案的重要的源頭環節，文秘工作的好壞對檔案工作的影響是不可估量的。
二、文秘人員檔案意識薄弱帶來的問題
在實際工作中，一些單位存在著文秘工作與檔案工作脫節或聯系不夠緊密的問題。原因有兩方面：一是文秘人員自身對檔案工作的職責認識不足。許多文秘人員認為自己的職責就是撰寫文書，檔案工作自然有專職的檔案室工作人員去做，因此參與檔案工作的積極性不高。表現在對文書材料收集不積極、整理不系統、歸檔不及時等方面。二是從檔案工作的角度對文秘工作的要求不高。許多單位在文秘工作的職責中對文書歸檔的要求不明確，沒有考核評價指標。而檔案室與文秘室是平行單位，檔案室只是對文書歸檔進行宏觀上的業務指導，無法對文秘人員提出硬性要求。所以，文書歸檔工作只是靠文秘人員的自覺性。
由此帶來的現實問題是：第一，文書檔案形式不規范。一些文秘人員因檔案專業知識有限，在文書撰寫和歸檔時不能規范地去做，如用紙標準不規范，編號不規范，版記不全面等，給文書檔案的立卷、裝訂、保管帶來一定的難度。第二，文書檔案內容不全面。一些文秘人員在文書歸檔時只注重收集紅頭文件，而對文件形成和實施過程中形成的其他相關材料不注意收集，結果造成文書檔案內容不全面，有的原稿不齊，有的附件不全，有的只有要點沒有總結，有的只有請示沒有批復等。第三，文書檔案中一些重要資料散失。一些文秘人員平時不注意保管文檔資料，在歸檔時不積極到各單位收集相關資料，只是將手頭的.資料歸檔，結果造成一些應該歸入檔案的文書資料被漏歸。筆者曾到某省檔案館查找某單位的變遷過程，而
檔案中只有該單位的一些會議記錄而沒有任何關于該單位成立、更名的重要信息�？梢姡绻拿厝藛T檔案意識薄弱，不僅影響檔案工作的系統完整性，有時對社會帶來的損失是不可彌補的。
三、發揮文秘工作在檔案工作中重要作用的建議
文書歸檔是文秘工作的末端環節，卻是檔案工作的開始。要保證這一環節不出問題，不僅要加強對文秘人員的培訓，而且要從制度機制建設方面提供有力的保障。
第一，加強教育培訓，強化文秘人員的檔案意識。通過集中培訓、專題研討等有效的形式，組織文秘人員認真學習檔案法和檔案管理條例，明確檔案工作的基本原則和具體要求，強化文秘人員“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的檔案意識，使文秘人員更好地理解檔案知識，自覺投身檔案工作。
第二，建立責任制度，明確文秘人員在檔案工作中的職責。將檔案工作的要求納入文秘人員的崗位職責，對文書檔案的收集、整理、歸檔等作出具體明確的規定，并建立相應的考核制度和責任追究制度，強化文秘人員做好檔案工作的責任意識。要通過明確責任，理順文秘部門與檔案部門的關系，消除管理缺位、協調不暢、相互推諉而影響檔案工作的現象。
第三，加強對檔案工作的全程控制，建立完善的制度。對檔案工作的全程控制包括從原始文書資料的形成開始到立卷歸檔以及檔案利用的全過程，從文書的撰寫開始，就要嚴格執行行文規則，嚴格履行發文程序，在公文用紙、文件版式、字體字號、裝訂要求等方面都要嚴格按照歸檔的要求進行。要建立即時收集檔案資料的制度，把工作做在平時。文秘人員平時要備好專用的檔案盒，隨時收集整理和保存有可能需要歸檔的資料，以免到最后歸檔時再“臨時抱佛腳”。
總之，提高文秘人員的檔案意識，抓好歸檔環節，對于提高檔案工作的質量和效益意義是重大的。
參考文獻：
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